Voorraadbeheersing, spilfunctie van Exact Globe ERP

ERP-systeem Exact

Deze functies zijn namelijk nodig in een ERP-systeem om je voorraden goed te beheren.

1. Op voorraad

Je totale voorraad die je in het ERP-systeem hebt staan. Het hoeft niet de voorraad te zijn die bij jou staat opgeslagen, maar ook die bij de klant liggen waar werkzaamheden plaatsvinden. Ook is het mogelijk dat de voorraad nog eigendom is van de leverancier, maar je er wel als je het nodig hebt over kunt beschikken.

2. Verwachte voorraad

Wat je ERP-systeem moet kunnen is het voorraad met het verwachte ontvangst en leveringen te verrekenen. Op die manier ben je in staat de juiste hoeveelheid te berekenen die nodig is om aan de vraag te voldoen en inzicht te hebben hoeveel er beschikbaar is. Dat wordt verwachte voorraad genoemd. Je kunt de gereserveerde voorraad op aparte locaties kunnen opslaan.

3. Waardering

Met een voorraadwaarderingsfunctie kunnen verschillende boekhoudkundige technieken worden ondersteund voor de waardering van de voorraad in een ERP-systeem. De juiste voorraadwaardering is mede afhankelijk van je bedrijfsprocessen en lokale boekhoudregels.

4. Groepering

Je spreekt vaak over assortimenten of (stuklijst-)niveaus als het om voorraden gaat. Artikelen die je direct kunt verkopen zijn eindproducten die op voorraad zijn. Artikelen die nog bewerkt moeten worden alvorens deze geschikt zijn voor de verkoop noem je halffabrikaten. Administratief gezien bevatten halffabrikaten vervaardigings-, materiaal- en overheadkosten. Onbewerkte grondstoffen vallen niet onder halffabrikaten.

De kostprijs van de voorraad grondstoffen kan zo simpel zijn als het bedrag op de inkooporder. Het onderscheid maken in assortimenten en het automatiseren van deze processen, daar zou een voorraadsysteem tot in staat moeten zijn. Het scheelt je namelijk mederwerkerstijd. Hierdoor kan men zich richten op analyses en op afwijkingen in artikelgroeperingen en snel reageren.

5. Overschotten

Om aan de vraag van klanten te kunnen voldoen koop en assembleer je voorraad. Deze vooraad baseer je op een prognose of planning. Een overschot aan producten kan het gevolg zijn van een late oplevering of annulering. Je kunt overschotten afwaarderen of verkopen in een ERP-systeem.

6. Consignatie

Het is vanzelfsprekend dat je voorraad je bezit is. De artikelen die eigendom zijn van een leverancier kunnen ook door het ERP-systeem worden gevolgd. Deze voorraad is eigendom van de leverancier. Dit staat bekend als VMI of vendor managed inventory. Het kan ook omgekeerd: Jouw materiaal staat bij een klant, wat jouw eigendom is, maar je hebt hier geen beheer over.

7. Omloopsnelheid

De omschrijving van omloopsnelheid voor een assortiment is de kostprijs van de verkopen over een periode, delen door de waarde van de voorraad. Je hebt alleen wat aan voorraad als het ook wordt gebruikt. Een product met een hoge omloopsnelheid is vaak een product waarvan de productie op voorraad van plaatsvindt. Een lage omloopsnelheid is er bij een ordergestuurd product. De omloopsnelheid kun je analyseren en sturen met een ERP-systeem.

Bron: Exact