Stop de eindeloze stroom e-mails in uw organisatie

e-mailE-mail was de eerste mogelijkheid van het internet waardoor we gemakkelijk konden communiceren met mensen binnen en buiten de onderneming. Pas later is daar van alles aan vastgeknoopt, zaken waar het in eerste instantie niet voor bedoeld was.

Door te voorkomen dat u e-mail inzet voor zaken waar het niet voor bedoeld is, kunt u de stroom van e-mail dus eenvoudig terugdringen, Er zijn genoeg oplossingen te vinden die bedoelt zijn voor het automatiseren van de processen waar zakelijke dienstverleners mee te maken hebben.

Procesautomatisering

E-mail is niet bedoeld voor het aansturen van processen. Een open deur, maar veel organisaties gaan er wel mee door. Offertes goedkeuren, forecast afgeven of projectplanningen rondsturen. Er zijn vaak veel alternatieven voor e-mail die veel voordelen bieden. Wat u namelijk niet verstuurt, hoeven uw collega’s ook niet op te slaan of een opmerking terug te sturen. Centraal beheerde en gedistribueerde processen zijn inzichtelijk en traceerbaar.

Offertes centraal goedkeuren, betekent dus ook dat u centraal kunt zien hoeveel offertes er uitstaan en voor welk bedrag. Zo hoeven de verkopers ook geen forecast meer af te geven, want die heeft u al! Veel PSA oplossingen bieden niet alleen automatisering van uw project administratie en management, maar zeker ook uw verkoopprocessen.

Overbrengen verantwoordelijkheid

Bij meerdere ontvangers voelt niemand zich verantwoordelijk voor dat laatste agendapunt. Zo blijft u steeds met de losse eindjes zitten. Er blijven dan veel zaken in de organisatie liggen, omdat vergeten wordt een verantwoordelijke en einddatum te benoemen in de e-mail.

Het is eenvoudig na te gaan wie acties heeft ondernomen, als u actiepunten via een digitaal proces uitzet. Zo verdwijnen punten niet meer zomaar. Het uitzetten van taken aan een projectteam is een integraal onderdeel van elke goede projectmanagement oplossing.

Foutloos werken

Het beoordelen en goedkeuren van uren is een cruciaal proces. Factureerbare uren zijn namelijk de levenslijn van een consultancybedrijf. Door per e-mail urenstaten te versturen en te controleren, verspilt u niet alleen heel veel tijd, maar gooit u ook geld weg. Want een tikfout is zo gemaakt, waardoor uren op verkeerde projecten belanden, en niet meer te facturen zijn.

Voer uren in een centrale in, bij voorkeur geïntegreerd met planning en facturatie. Zo stroomlijnt u in één keer het gehele proces.

Samenwerken

Er zijn veel manieren om wél echt samen te werken, door bijvoorbeeld via chat of online vergaderingen. Ook via een gestructureerd proces waarin taken en issues centraal worden aangemaakt en afgehandeld. Zo kunnen meerdere mensen zich over een vraag buigen en hebben zij altijd alle relevante informatie bij de hand.

Inzichtelijkheid

Zorg ervoor dat informatie beschikbaar is om analyses te kunnen draaien zodat u inzicht krijgt in uw organisatie. Dit bereikt u eenvoudig door informatie centraal te beheren, en inzichten daaruit te destilleren. Door e-mail verkeer is er namelijk geen overzicht van wat er besproken is en of er belangrijke informatie bij zit.

Tijdige reacties

Taken worden vaak via e-mail verzonden, maar weet u ook daadwerkelijk of deze op tijd is uitgevoerd? U kunt natuurlijk verzonden e-mails nalopen, maar zou het niet handiger zijn om proactief gewaarschuwd te worden als een actie niet wordt opgevolgd? In veel PSA oplossingen kunt u geautomatiseerde controles en acties instellen, zo verloopt er geen deadline zonder dat u het weet.

Gebruik e-mail zoals e-mail ooit was bedoeld. Er zijn vaak veel betere alternatieven om uw processen efficiënt in te richten.

Bron: The Biz Box