Projectmanagement Software? 6 selectiecriteria voor uw organisatie!

projectmanagement oplossingHet is van groot belang om een project goed te managen. Het probleem is dat projecten vaak geheel op zichzelf staan binnen een organisatie. De projectmanager beschikt over alle informatie, maar het is juist belangrijk dat deze informatie inzichtelijk wordt gemaakt. Dit kan door bijvoorbeeld een projectmanagementoplossing. 

Waar op te letten bij deze oplossing? Hieronder vind u 6 cruciale punten voor een projectmanagementoplossing!

1.Centrale informatie

Alleen de projectmanager heeft inzicht in alles wat er binnen het project vast staat, gebeurd, moet gebeuren. Alle communicatie via mail en planningen staan in Excel en Outlook. Deze informatie zou centraal moeten worden opgeslagen, zodat u wijzigingen snel en makkelijk kunt doorvoeren waardoor fouten voorkomen kunnen worden.

2. Communicatie

Communiceren is het sleutelwoord. Zowel met het team, als de klant en eigen organisatie. Als alle informatie van de organisatie centraal is opgeslagen en beschikbaar is voor ieder die deze nodig heeft, kan men snel en makkelijk tot de juiste informatie beschikken. Zorg er wel voor dat wanneer de informatie wordt opgeslagen er wordt aangegeven wie toegang heeft tot welke informatie.

3. Plannen

Het gaat natuurlijk ook om plannen bij projecten. Het is daarom van belang dat de planning onderdeel is van de organisatie en dat aanvragen voor verlof niet in weer een ander systeem wordt vastgelegd. In de perfecte situatie heeft uw consultant ook de mogelijkheid om zijn uren te bevestigen op basis van de planning. Zo wordt de drempel verlaagt voor het invoeren van uren.

4. Financiële administratie

Normaal gaan de resultaten van een project naar de financiële administratie en daar worfen de resultaten pas een bedrijfseconomisch resultaat. Dit brengt extra werk met zich mee, dat u juist wilt voorkomen.

Dankzij een geïntegreerde oplossing kan facturatie automatisch

5. Rapporteren

Zorg ervoor dat informatie die wordt vastgelegd gelijk kan worden gebruikt in rapportages, hiermee voorkomt u dubbel werk.

6. Mobiel

Elk uurtje moet worden vastgelegd, maar het bijhouden daarvan is vaak een kwestie van tijd ervoor nemen/maken en wordt daardoor vaak uitgesteld. Door de mogelijkheid voor consultants om mobiel op locatie alle uren in te voeren, kan alles veel nauwkeuriger en sneller worden geregistreerd. Dit zorgt voor een duidelijk beeld en een completer urenverantwoording.

Dankzij een projectmanagementoplossing zorgt u ervoor dat belangrijke informatie beschikbaar is voor wie het nodig heeft. Het voorkomt dubbel werk, waardoor u het werk van uw projectmanagers, consultants en financiële administratie versoepelt.

Bron: The Biz Box