Lean en mean door de gehele organisatie Deel 2

Lean is relevant door de hele organisatie heen!

Strategieën voor het verminderen van verspilling hebben een enorme impact gehad op de productie-industrie. Ze helpen diverse bedrijven bij het opsporen en voorkomen van inefficiënties. Als deze niet worden aangepakt, leiden ze tot onacceptabele fouten en beschadigen ze marges.

Je kunt er niet altijd je vinger op leggen

Wachten; de grootste verspillers in bedrijven. Wachten op collega’s om tijd vrij te maken, op antwoorden op dringende vragen of op documenten die gemaakt moeten worden. Op al die momenten dat ze zitten te wachten, voegen uw medewerkers geen waarde toe. Reistijd speelt hierbij ook een rol en niet alleen qua logistiek (denk aan een afleverroute). Het gaat ook om tijdverspilling doordat mensen v.d ene naar de andere plaats moeten reizen om hun werk gedaan te krijgen. Letterlijk fysiek op zoek zijn naar mensen of resources en het bijwonen van meetings kost tijd en moeite. Denk ook aan gebruiksonvriendelijke IT, slecht georganiseerde dossiers en slecht bijgehouden archieven. Kan deze tijd beter ergens anders in geïnvesteerd worden? Met meer aandacht voor hoe zaken georganiseerd zijn? U weet het antwoord.

Te veel doen is ook een probleem
Een andere, misschien nog wel meer zorgwekkende, oorzaak van verspilling is het omgekeerde van wachten. Veel bedrijven hebben nl. geen last van ‘te weinig doen’, maar juist van ‘te veel doen’. Er wordt heel veel tijd besteed aan het verwerken, archiveren, ontwikkelen of checken van onnodige of onbelangrijke informatie. Ook verspillen mensen veel tijd door dubbel werk te doen, omdat er geen duidelijke communicatie is tussen de betrokkenen. Een van de belangrijkste lean vragen is daarom: “Moeten we dit nu écht doen?”.

Fouten voorkomen is een ‘must’
Fouten zijn ook een belangrijke oorzaak van verspilling. Het vergeten van belangrijke aanvullende gegevens of het gebruik v.d verkeerde data leidt tot fouten door de hele procesketen heen. En fouten betekenen dat zaken opnieuw gedaan moeten worden. Dit vreet tijd en resources, en dat is meestal voor eigen rekening. Verminder uw fouten en uw marge zal boekdelen spreken.

Haal het meeste uit uw mensen
Tot slot is er nog een andere, minder tastbare vorm van verspilling die slecht is voor veel bedrijven. Eentje die, eenmaal aangepakt, enorme vruchten af kan werpen. Het gaat om verspild talent. Tegelijkertijd missen bedrijven kansen om vooruit te komen door niet het beste te halen uit wat ze al in huis hebben aan ideeën, energie en enthousiasme. Wees daarom vastberaden om iedere grijze cel in uw bedrijf in beweging te brengen!

Onkruid wieden
U heeft vastgesteld op welke plekken uw bedrijf niet efficiënt genoeg gebruik maakt van uw resources. Dan wordt het tijd om te bepalen wat u daaraan gaat doen. Het is opnieuw belangrijk om dit te zien als een continu proces, een voortdurende cyclus. Met een constante vastbeslotenheid om zaken beter te willen doen. Begin in ieder geval met het goed definiëren v.h te verbeteren proces. Daarna kunt u het team samenstellen om de verandering door te voeren en de business case schetsen om dat gedaan te krijgen. U stelt KPI’s vast om de verandering te meten en vast te leggen wat er precies gebeurt. Dit geeft u concreet inzicht in de veranderingen en of u hier en daar nog wat bij moet sturen.

Analyseer grondig
Focus vervolgens op een grondige analyse. Duik in de oorzaken van problemen, probeer een andere aanpak als dingen niet volgens plan verlopen. Verken nieuwe paden om te onderzoeken of de invloed van bepaalde processen verder reikt dan u dacht. U leert zo meer over uw bedrijf en ontdekt mogelijkheden voor verbetering die u niet had verwacht. Nadat u de problemen grondig beoordeeld en besproken heeft, is het heel belangrijk om uw projectteam te betrekken bij de oplossing ervan. Denk daarbij zo breed mogelijk, dan heeft u de beste kansen om te voorkomen dat u de fouten maakt die u normaal gesproken zou maken. En zodra u een helder beeld heeft van hoe verder te gaan, ga er dan ook echt voor! En loods het proces heel zorgvuldig door alle kinderziektes heen, want die zult u tegenkomen. Een grondige analyse en doordachte oplossingen leveren u resultaten op die zeker de moeite waard zijn.

Pluk de vruchten van uw inspanningen
Het kan veel positieve effecten opleveren wanneer u de tijd en moeite neemt om lean te zien als een organisatiebreed proces. Dit geldt zeker ook voor uw klanttevredenheid. U bent dan namelijk in staat om het gewenste op te leveren, binnen de afgesproken tijd en zonder fouten. Dit is een complexe onderneming maar als het lukt, kan het een enorme impact hebben op uw winstgevendheid. En een tevreden klant leidt niet alleen tot terugkerende business, maar is ook een ambassadeur voor uw bedrijf.

Met gestroomlijnde processen kan uw bedrijf steeds sneller reageren op behoeftes. Niet alleen door kortere doorlooptijden, maar ook door het versnellen van administratieve procedures. Een probleem dat snel is opgelost, wordt vaak ook snel vergeten. Als u lean wordt, zal dat u helpen bij het aantrekken en behouden van nieuwe klanten. U kunt gebruik maken van nieuwe mogelijkheden en relaties effectiever onderhouden. En het is niet alleen de omzetkant van de winst-en-verliesrekening die hiervan profiteert. Effectiever voorraadbeheer betekent ook minder kosten. Tel daarbij op de verbeterde medewerkersmotivatie door toegenomen betrokkenheid. Dit is een belangrijke factor voor grotere efficiëntie. Voorkom verspilling en oordeel zelf; u zult het terugzien in uw winstgevendheid!

 

Bron: The Biz Box