Is die ruimte beschikbaar?

Het is handig om te weten of de vergaderruimte beschikbaar is voor de dag en het tijdstip dat u goed uitkomt. Het proces rondom het plannen van bijv. een vergaderruimte of poolcar kan binnen Exact Synergy Enterprise worden vormgegeven. In dit voorbeeld beschikken we over vijf vergaderzalen (Madrid, Rome, Parijs, Amsterdam en Brussel) die gereserveerd kunnen worden door medewerkers van een bedrijf.

Inrichting

  • Assortiment aanmaken:

U begint met het aanmaken van een assortiment (bijvoorbeeld het assortiment ‘Reserveringen’). U kunt dit doen via het menu [Logistiek, Inrichting, Algemeen, Assortimenten], klik op de knop ‘Nieuw’. Vul dan de verplichte informatie (code, omschrijving) in en kies voor ‘Bewaren’.

  • Artikel aanmaken:

Maak een nieuw artikel (bijvoorbeeld ‘ Vergaderzaal’) aan via het menu [Logistiek, Invoer, Algemeen, Artikelen] of via het linker menu. Vul de code en omschrijving in en koppel het artikel aan het assortiment dat u heeft aangemaakt in de vorige stap. Zorg er dan voor dat bij het artikel het attribuut ‘Serienummers’ is gemarkeerd.

  • Serienummers aanmaken:

Nu opent u het zojuist aangemaakte artikel. Klik hier in de sectie Attributen op de link Serienummers. Als u op de knop ‘Nieuw’ te klikt kunt u verschillende serienummers voor dit artikel aanmaken. Indien u meerdere vergaderruimtes heeft, kunt u desgewenst voor elke ruimte een serienummer aanmaken. In dit voorbeeld zijn er vijf zalen die zijn genoemd naar diverse steden.

  • Verzoektype aanmaken:

Nu maakt u een nieuw verzoektype aan via het menu [Werkstroom, Inrichting, Verzoeken, Verzoektypes]. Dit verzoek type wordt gebruikt voor de registratie van de reservering. Het verzoektype dient aan enkele voorwaarden te voldoen:

  • Vul het maximaal aantal rijen in bij het veld meervoudig rijen. Dit is het maximaal aantal personen dat in de grootste vergaderruimte kan.
  • De velden ‘Begindatum’, ‘Einddatum’, Aanvangstijd’, Eindtijd, Artikel 1, Serienummer 1 en medewerker* dienen in het verzoek aanwezig te zijn.
  • Markeer op het tabblad ‘Acties’ de velden ‘Medewerker*’ en ‘Artikel’ onder de sectie Planning.

U kunt standaard het artikel koppelen dat u bij punt twee heeft aangemaakt.. Dit doet u door naar het tabblad ‘Velden’ te gaan en vervolgens het veld ‘Artikel 1′ te selecteren. U kunt nu het artikel koppelen bij het veld ‘Standaard’.

* De vergadering is ook zichtbaar in de planning van elke medewerker die betrokken is bij deze vergadering, wanneer u het veld ‘Medewerker’ heeft geselecteerd in de planning sectie van het verzoektype!

Plannen

Nadat u bovengenoemde stappen heeft uitgevoerd, kunt u gebruik maken van de functionaliteit. Zo kunt u op verschillende manieren een verzoek aanmaken:

  • Via het linker menu [Aanmaken, Verzoek]
  • Via de planning van het artikel. Dit kunt u onder andere doen door het artikel te openen via [Zoeken, Artikel]. Klik nu op de link serienummers en kies vervolgens hoe de planning moet worden weergegeven (dag, week of maand).

In onderstaande afbeelding vindt u een voorbeeld van de dagelijkse planning. Via dit scherm kunt u eenvoudig een vergaderruimt selecteren en inplannen.

Bron: Exact Support Blog