Inkoopfacturen automatisch verwerken – 4 extra voordelen

Inkoopfacturen automatisch verwerken - 4 extra voordelenMet het geautomatiseerd verwerken van inkoopfacturen kan kostbare tijd bespaard worden. Een medewerker hoeft nu alleen nog maar te controleren of de automatisch ingelezen inkoopfacturen goed en volledig zijn. Bij inkoopfacturen gebaseerd op een bestelling is dat veelal niet meer nodig. Als de inkoopfactuur 100% overeenkomt met de eerder gemaakte inkooporder, dan hoeft niemand de factuur nog te beoordelen of te fiatteren. In dit artikel belichten wij een viertal bijkomende voordelen van een scan-en-herken oplossing.

1. Realtime inzicht en ‘in control’

Als ondernemer heb je de behoefte, is het zelfs noodzaak, om ten alle tijde “in control” te zijn. Realiteit is helaas vaak een te volle agenda, waardoor het altijd en overal alles onder controle willen hebben voor de ondernemer een uitdaging is. Aan de administratie wordt dan minder aandacht besteed, aangezien het vaak een secundair proces is. Daar gaat het mis. Het secundaire proces heeft minder prioriteit, maar juist de administratie is een bedrijfskritisch proces. Automatiseren is dan dé oplossing. De transparantie die digitale factuurverwerking oplevert is de manier om “in control” te blijven. Inzicht hebben in status van facturen, maar veel belangrijker inzicht in de kosten.

2. Het digitaal archief

Het is wettelijk verplicht 7 jaar de administratie te bewaren (fiscaal bewaarplicht). Wat wordt hiermee bedoeld? Het grootboek, de voorraadadministratie, de debiteuren- crediteurenadministratie, de in- en verkoopadministratie en de loonadministratie. Dat betekend dat gedurende 7 jaar een flink archief wordt opgebouwd. Dit zou met een papieren archief heel wat ruimte innemen en veel werk zijn om het te archiveren en gegevens weer op te zoeken. Het digitaliseren van documenten en facturen is dan een uitkomst. Zo kunt u overal en wanneer u wilt informatie inzien die u nodig heeft op dat moment.

3. Efficiency in het proces

Naast dat automatiseren van processen kostenbesparend is, brengt het ook efficiency in het proces. Dit komt mede door een uniforme werkwijze en doordat het een verbeterde samenwerking oplevert van vestigingen, afdelingen of collega’s.   

Voorbeeld: Facturen gingen eerst ter goedkeuring voor betaling van bureau naar bureau of van vestiging naar vestiging, om de belangrijke handtekening te krijgen. De factuur blijft vervolgens liggen of raakt zoek. Vervolgens belt de leverancier, wanneer hij zijn betaling kan verwachten. Er is geen duidelijkheid waar de factuur zich bevindt, de administratie moet vervolgens een kopie opvragen en deze opnieuw aanbieden.

Dit kan sneller met een digitaal document. De administratie heeft ten alle tijde overzicht waar de factuur zich bevindt in het goedkeuringsproces, een factuur kan aan verschillende fiatteurs aangeboden worden. Dit kan zowel gelijktijdig als opeenvolgend. Er kunnen digitaal opmerkingen aan de factuur worden toegevoegd die voor het boeking- en betalingsproces belangrijk zijn. Zo verloopt het proces sneller en dat is ideaal als u met uw leveranciers een afspraak heeft over betalingskortingen.

4. Integratie met ERP of financiële software

Vaak wordt grondig onderzoek gedaan bij het selecteren van een ERP of financiële applicatie. Tijdens de implementatie worden de processen in kaart gebracht en vastgelegd. Het is wenselijk, wanneer u als ondernemer de volgende stap wilt maken in professionalisering en automatisering, dat het een en ander zoveel mogelijk op uw huidige processen en bijbehorende applicaties aansluit. Als een add on oplossing feilloos integreert met bestaande applicaties en processen, is het zelfs mogelijk om verschillende processen samen te brengen, afhankelijk van flexibiliteit van verschillende applicaties. Het kan zelfs voor een overbrugging zorgen tussen applicaties die nog niet goed communiceren met elkaar. Je kunt denken aan een purchase-to-pay proces waar naast de financiële applicatie een separate inkoop applicatie wordt gebruikt. Of zoals in de transportsector naast het financieel pakket een branche specifieke applicatie wordt gebruikt, het TMS systeem. Belangrijke argumenten zijn het integreren van verschillende systemen en procesverbeteringen om voor een geautomatiseerd verwerkingsproces te kiezen met een add on solution daarbij om het te ondersteunen.

Wij zijn partner van ScanSys en leveren ImageCapture

ImageCapture is gebruiksvriendelijke scan-en-herken software. ImageCapture heeft een integratie met Exact Globe en Exact Online. Inkoopfacturen en andere documenten worden uitgelezen en geïnterpreteerd. De verwerking verkoopt automatisch en leidt tot een boekingsvoorstel welke gecombineerd wordt met de data uit het ERP of financiële systeem. Ook het fiatteren van de inkoopfacturen verloopt via een web-based portal dat bij de prijs is inbegrepen. Indien u met Exact Synergy werkt, kan de fiattering ook verlopen via een workflow in Synergy.

Wilt u meer weten over de mogelijkheden van ImageCapture van ScanSys? Neemt u gerust contact op voor een vrijblijvend adviesgesprek of een demo. Bel dan voor een afspraak met 06-34693196, of laat uw gegevens achter op het contactformulier.

Uw naam

Uw email

Uw bericht