E-HRM – Tijd voor strategisch HR en gebruiksgemak voor medewerkers

E-HRMEr wordt door veel organisaties voor E-HRM gekozen, ter ondersteuning van de P&O activiteiten. Dankzij deze selfservice systemen beschikken medewerkers en het lijn management over een actievere rol in het taken als verzuim, verlof, wijzigingen doorvoeren en door-, in- en uitstroom. E-HRM wordt aangeprezen, men belooft dat er flink wat tijdbesparing bij uw P&O afdeling komt , uw personeelsgegevens een verhoging van kwaliteit krijgt en uw personeelsadministratie wordt vereenvoudigt.

In de praktijk wordt de belofte niet waargemaakt met het implementeren van E-HRM. Uit ervaring blijkt dat juist andere factoren het succes bepalen van uw E-HRM systeem.
U vindt hieronder de factoren die bij het E-HRM systeem het succes bepalen en hoe u het maximale eruit kunt halen om uw bedrijf de juiste boost te geven.

Selfservice als geheel onderdeel van uw sturingsfilosofie

Een goede overeenkomst tussen selfservice‚ sturingsfilosofie en leidersstijl is een hele belangrijke factor bij het succes van een E-HRM systeem. Allereerst is het van belang dat de juiste gegevens aangeleverd worden, daarnaast moet er goed gemonitord worden en een controle mechanisme aanwezig zijn, of de administratie daadwerkelijk klopt. Hiermee moet de gehele organisatie op één lijn zitten.

Vaardigheid en urgentie bij medewerkers

Medewerkers moeten een selfservice taak kunnen uitvoeren, maar hier ook de urgentie van inzien. Het heeft namelijk gevolgen wanneer als er niet wordt voldaan aan de voorwaarden. De uit te voeren selfservice taak staat in verband met de consequentie het niet goed in te voeren. Het is van groot belang dat er een blijvende controle is op de informatie die in het systeem zit ook daadwerkelijk klopt. Het kan bijvoorbeeld gevolgen hebben op de salarisbetaling, die door een fout in het systeem niet kloppend is.

Procesmatig en administratief zaken op orde

Belangrijk voor een succesvolle implementatie van een E-HRM systeem, dat alles is vastgelegd voor die tijd. Zorg dat procesmatige en administratieve processen op orden zijn en ingeregeld. Leg tijdig taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden vast, dus het inrichten van uw systeem. U voorkomt met deze voorbereiding dat het E-HRM systeem werkprocessen bepaalt op een andere manier dan u graag wilt.

Personeelsdossiers digitaal beschikbaar

Er is vraag naar digitale personeelsdossiers, dit komt omdat men selfservice taken op het gebied van personeelszaken 24/7 uitvoerbaar wil maken. Hierdoor moeten ook de personeelsdossiers te allen tijde beschikbaar zijn.

Gebruiksgemak

Als men makkelijk gegevens dan bekijken, toevoegen of wijzingen wil doorgeven, moet dit makkelijk zijn. Door een terugkerend overleg kunt u met uw medewerkers kijken wat beter en makkelijker kan in het selfservice systeem. Zo voorkomt u dat men blijft werken met oude gewoontes, alles via de post, alles op papier, u wilt graag vooruit. Door steeds te innoveren zorgt u ervoor dat men het E-HRM systeem blijft gebruiken.

Eén bronsysteem voor personeelsgegevens en koppelingen

Door verschillende systemen voor personeelsinformatie naast elkaar te gebruiken, dit is inefficiënt en de kans op inconsistenties groot. Belangrijk is het om te bepalen welk systeem als bronsysteem wordt gebruikt en hoe de andere systemen worden ingericht. Dit alles ia bepalend voor het succes van het E-HRM systeem.E-HRM

Definiëren en beschikbaar stellen van managementinformatie

Definiëren en beschikbaar stellen van concrete sturings- en verantwoordingsinformatie, maakt onderdeel uit van de implementatie van uw personeelsinformatiesysteem en draagt bij aan het succes van selfservice.
Als u optimaal wilt profiteren van de voordelen van een E-HRM systeem, moet u in staat zijn om alle gegevens die vastliggen in het personeelssysteem om te zetten naar informatie die sturing en verantwoording mogelijk maken. Bij het management wordt personeelsinformatie verwacht en geen personeelsgegevens.