Documentbeheer – 6 tips voor efficient documentmanagement

documentbeheerDocumenten zijn belangrijk voor elke onderneming. In de blog staan 6 tips om uw documenten zo efficiënt mogelijk te organiseren en te beveiligen.

Om uw documenten te maken gebruikt u software, MS Office, tekenprogramma’s of branche specifieke oplossingen. Maar hoe slaat u die documenten op, en waar? Op een centrale server, in de Cloud of ieder voor zich? En hoe gaat u om met sjablonen, versies en revisies?

1. Versiebeheer

Bijhouden van versies, hoe doet dat? Zet u een 1.1 achter de naam van het bestand? Zorg dat documenten ook echt gearchiveerd worden waarmee u communiceert en niet rond blijven slingeren. Zo voorkomt u bijvoorbeeld dat bij uw eerste offerte in het nieuwe jaar de voorwaarden en tarieven van het afgelopen jaar zitten.

2. Regel toegangsrechten centraal in

Zorg dat u de toegang tot documenten centraal maar toch flexibel inregelt, zo heeft iedereen toegang waar nodig en houdt u het overzicht. Kijk dan vooral naar projectdocumenten die aan u zijn verstrekt met een geheimhoudingsovereenkomst of die wel goed zijn afgeschermd? Deze informatie kan via een e-mail eindeloos worden doorgestuurd, zonder dat u grip heeft op de verspreiding.

3. Samenwerken aan documenten

Online samenwerken aan projecten wordt steeds belangrijker in het tijdperk van thuiswerken, globalisering en specialisatie. Documenten moeten dus beschikbaar zijn via internet voor de mensen in een projectteam. Stel dat er gelijktijdig aan een document wordt gewerkt, hoe zorgt u ervoor dat dit één geheel wordt? Het kunnen in- en uitchecken van een document voorkomt dat het harde werken van de ene medewerker wordt overschreven door de andere.

4. Vindbaarheid

Hoe goed is er vooraf nagedacht over structuren of naamgevingconventies, documenten terugvinden, dat is een grote uitdaging van het moderne kantoorbestaan. Zorg ervoor dat u de documenten niet alleen opslaat maar dat ze ook terug te vinden zijn. En niet alleen op titel, maar vooral op inhoud van het document!

5. MS Office integratie

U werkt vast en zeker met MS Word, PowerPoint, Excel en Outlook. Kijk dan goed of een nieuwe documentoplossing aansluit bij MS Office. Dit vergemakkelijkt het beheren van documenten omdat ze centraal opgeslagen kunnen worden. Zo voorkomt u dat er achterhaalde lokale kopieën blijven rondslingeren die verwarring zaaien.

6. De perfecte documentstructuur?

Zorg dat er een goede compromis voor uw organisatie wordt gevonden door alle afdelingen te betrekken en tegelijk kritisch te blijven kijken naar de gehele structuur en hoe deze aansluit bij alle wensen en eisen. Doordar alles in de categorie overige wordt opgeslagen creëer je een documentenberg waarin niks meer makkelijk terug te vinden is.

Bron: The Bizz Box