De Projectmanager

De projectmanager of projectleider zorgt voor de dagelijkse leiding van een project. Het gaat er dan om, dat het project in een bepaalde periode wordt afgerond.

We kijken binnen het bedrijf welke taken, verantwoordelijkheden, bevoegdheden en naar de gewenste stijl van leidinggeven van de projectleider.

De projectmanager geeft leiding aan eenmalige projecten met een tastbaar eindresultaat. Als projectmanager ben je bezig met de dagelijkse gang van zaken – je zit dicht bij het vuur. Een projectmanager kan meestal niet terugvallen op routine. Improviseren is daarom aan de orde van de dag.

Wat doet een projectmanager?

Een project heeft meerdere fasen, waarin het accent voor de projectleider steeds op andere taken ligt. De taken die hier worden genoemd, gelden dus voor iedereen die leiding geeft in een omgeving waar projectmatig werken plaatsvindt.

1. Afspraken maken over doelstelling en randvoorwaarden

Als projectmanager moet je natuurlijk weten van de opdrachtgever wat de reden en de doelstelling van het project is. Als dit nog niet duidelijk is, kan de projectmanager de opdrachtgever hierbij adviseren. Waar moet het eindresultaat aan voldoen? Vaak worden doelstellingen in de beginfase nog (te) vaag geformuleerd. Stel, een uitgever wil de markt van kookboeken veroveren. Dit is als doelstelling nog erg algemeen en moet meer worden afgebakend. Bijvoorbeeld: ‘Over drie jaar willen we vijf kookboeken op de markt hebben, elk over gerechten van een ander land’. Zo´n heldere doelstelling wordt ook wel een SMART-doelstelling genoemd.

In deze fase moeten er ook afspraken gemaakt worden over randvoorwaarden als de deadline, het beschikbare budget en de middelen. Als de projectmanager wordt ingehuurd, moeten er duidelijke afspraken komen over de communicatie tussen het lijnmanagement en het projectteam. Zonder medewerking van het lijnmanagement krijgt de projectmanager niets gedaan. De projectmanager legt alles vast in een projectplan dat door zijn opdrachtgever moet worden geoedgekeurd.

2. Ontwerp maken

De projectmanager kan een projectontwerp maken,zodra er een doelsteling is. In de ontwerpfase denk je na over de volgende punten:
Hoe stem je de verschillende activiteiten op elkaar af om het eindresultaat te bereiken?
Welke tussentijdse mijlpalen komen er?
Welke producten worden in welke fase opgeleverd?

Ook doe je in deze fase veel voorbereidend inhoudelijk werk. Je moet straks alle teamleden aan het werk houden. Je kunt in deze fase alvast zorgen dat ze de eerste tijd vooruit kunnen.

3. Project starten

Er moeten misschien externen ingehuurd worden en daarbij kan de projectmanager mede de sollicitatiegesprekken voeren. De betrokken partijen moeten vervolgens goed geïnformeerd en gemotiveerd worden. Vaak volgen er een of meerdere bijeenkomsten waarin de teamleden elkaar leren kennen en worden voorgelicht over het project. Taken en verantwoordelijkheden worden verdeeld. De projectmanager zorgt ervoor dat er een teamgeest ontstaat waarin het project tot een succes kan worden.

4. Beheersen van de voortgang

De projectmanager geeft leiding aan de dagelijkse gang van zaken. Als er regels zijn opgesteld, moet je ook toezien op de naleving daarvan. Als er tussentijdse deadlines zijn vastgesteld, moeten die ook worden gehaald. Ondertussen moet er waarschijnlijk veel geïmproviseerd worden. Er duiken ongetwijfeld grotere en kleinere problemen op: een extra kostenpost, een leverancier die niet op tijd is, een teamlid dat ziek wordt. Je moet open staan, voor de ideeën van het team, waarmee je werkt. Het kan gebeuren dat verschillende partijen met alternatieve oplossingen komen, waarvan je de voordelen en risico’s afweegt. Jij bent uiteindelijk eindverantwoordelijke.

Rollen
1.Ontwerper: ontwerpen van een projectplan.
2.Controleur: in de gaten houden of de planning gehaald wordt.
3.Spreker: voorzitten van vergaderingen en presentaties geven.
4.Coach: motiveren van mensen en tips geven.
5.Expert: deskundig zijn op het vakgebied van het project.
6.Risicomanager: risico’s in de gaten houden en het bedenken van alternatieve oplossingen als dingen mis gaan.

Waar werk je als projectmanager?

Er zijn bedrijven die projectmanagers in vaste dienst hebben. Sommige projectleiders worden door hun werkgever uitgezonden en werken in een tijdelijk teamverband op locatie bij de klant. Ze werken hier ofwel alleen, ofwel samen met een andere projectmanager, interim manager of consultant.
Er is ook een grote groep freelance projectmanagers die via bemiddelingsbureaus steeds bij andere opdrachtgevers werken.

De functie van projectmanager is niet beperkt tot een bepaalde sector van het bedrijfsleven. Een project kan dan ook van alles inhouden: de ontwikkeling van een softwarepakket, het opstellen van een beleidsadvies, het bouwen van een kantorencomplex, een expeditie naar de noordpool. Ook gemeentelijke overheden en regionale politiekorpsen werken tegenwoordig projectmatig. Het meeste vind je projectmanagers waarschijnlijk in de bouw en de civiele techniek en in de consultancy en in de ICT-sector.

Wat is je plaats in de organisatie?

Als projectleider heb je een opdrachtgever of baas boven je. Zelf geef je leiding aan een of meerdere mensen. Het kan zijn dat dit team waaraan je leiding geeft vrij klein is en dat je vooral op ‘horizontaal niveau’ werk, d.w.z. met mensen van andere afdelingen en ook externe partijen zoals leveranciers.

De grote mate van zelfstandigheid betekent vrijheid om de organisatie van het project zelf in te richten. De keerzijde is dat de projectmanager vaak niet de formele bevoegdheid heeft om alle betrokken partijen bevelen te geven. Hij werkt bijvoorbeeld samen met veel andere partijen binnen het bedrijf over wie hij geen formele zeggenschap heeft. Hij moet dan ook het diplomatieke vermogen hebben om dingen gedaan te krijgen zonder veel machtsmiddelen.

Welke competenties moet je in huis hebben?

1. Algemene Managementvaardigheden

Als projectmanager heb je de meeste vaardigheden nodig die ook de ‘gewone’ manager in huis heeft, zoals mensen kunnen overtuigen en durven taken uit te besteden. Nog meer dan de manager moet je goed zijn in het snel verzamelen en in het in je opnemen van informatie. Elk project is namelijk weer anders. En nog meer dan een manager moet je het vermogen hebben om te improviseren. Bij projecten kun je minder dan bij lijnmanagement terugvallen op routine.

2. Systematisch en resultaatgericht werken

Je moet gericht zijn op het te realiseren resultaat en dus in staat zijn tot het opzetten van fasen en activiteiten. Daarbij moet elke activiteit in dienst staan van het uiteindelijke doel. Bij de planning moet je kunnen denken van grof naar fijn. Dit is best lastig. Het is verleidelijk om details al in te gaan vullen in een vroeg stadium. Dit kost echter te veel tijd in deze fase en belemmert bovendien de creativiteit in latere fasen van het proces. Als het nodig is, handel je zaken onmiddellijk af. Een projectleider is geen uitsteller.

3. Deskundigheid

Als projectmanager van bijvoorbeeld de ontwikkeling van een softwarepakket is het belangrijk dat je veel verstand van informatica hebt. Overzichtskennis is hierbij belangrijker dan detailkennis. Welke producten zijn er op de markt? Welke soort oplossing leent zich het beste voor dit probleem? Bij sommige technische problemen krijg je adviezen van meerdere kanten. Om deze adviezen op hun waarde te beoordelen, moet je gevoel hebben voor de technische achtergrond. Zo kun je, zonder van elk detail op de hoogte te hoeven zijn, een goede beslissing nemen. Overigens zijn er ook projectmanagers die teveel kennis van zaken als een nadeel beschouwen. Ze komen dan in de verleiding om samen te gaan werken, terwijl ze bezig moeten zijn met het managen van het project!

4. Stressbestendigheid

Als projectmanager zul je in de loop van je carrière moeten leren om niet alleen het project te managen, maar ook je stress te hanteren. Dit zorgt ervoor dat je niet te verkramt onder werkdruk. Op elk moment houd je meerdere ballen in de lucht, je moet snel kunnen schakelen. Soms kunnen tegenslagen (‘uitdagingen’) zich ophopen. Sommige deadlines zijn nou eenmaal onontkoombaar en als projectleider ben je verantwoordelijk voor het resultaat.

Een hoge werkdruk maakt het aantrekkelijk om buiten kantooruren door te werken. De ene projectmanager gaat hier anders mee om dan de andere. Sommigen kunnen al het werk gedaan krijgen binnen kantooruren door heel goed te plannen en te organiseren. Anderen vinden het niet erg om ook af en toe vanuit huis nog wat extra werk te doen. Uiteraard is een stabiel privéleven hierbij geen overbodige luxe.

5. Inzicht hebben in de belangen van alle partijen

Een nieuw project betekent voor de betrokken partijen nieuwe verplichtingen, nieuwe kansen op een hogere status of meer salaris, maar misschien ook nieuwe bedreigingen. Om alle partijen gemotiveerd te krijgen, moeten ze het gevoel hebben dat de eindbalans voor hen positief is. Een goede projectleider krijgt snel inzicht in dit nieuwe veld van belangen en kan, in het ideale geval, iedereen de garantie geven dat ze iets te winnen hebben bij een enthousiaste deelname aan het project.