CRM, projectmanagement en urenadministratie integreren

CRM 2Potentiële klanten weten heel goed wat ze willen, hoe ze dat willen bereiken, welke kosten ze daar aan willen spenderen en de risico’s die ze bereid zijn te accepteren. Opportunity management is daarom een belangrijke vaardigheid geworden. Hiermee kunt u de niet winstgevende projecten vermijden en genoeg projecten aannemen om te werken aan uw beoogde groei.

Bij het effectief managen van opportunities kan het juiste CRM systeem een grote rol spelen. Dit geeft het management helder inzicht in de sales cyclus van het bedrijf en het geeft een realistisch overzicht van de projectverplichtingen in de toekomst. Zonder een CRM systeem is het overzicht van de sales funnel afhankelijk van een wirwar aan verschillende Excel sheets en het urenlang najagen van accountmanagers om hun informatie door te geven.

Niet goed georganiseerd, niet goed voor de winst

Om nauwkeurig vast te stellen waar u kansen mist wordt moelijk met een ongeorganiseerde werkwijze. En waar het goed is om zaken op te volgen met de relevante salespersonen om te voorkomen dat fouten zich herhalen. Met CRM kunt u de sales funnel volledig centraliseren en snelle, flexibele rapportages mogelijk maken met waardevolle informatie voor managers.

Als het gaat om projecten in de funnel gaat het helaas vaak niet goed met CRM. Het is relatief simpel om offertes te maken voor producten die in het magazijn liggen, maar projecten zijn veel complexer. Dan gaat het om uren en uitgaves,  mijlpalen en risico’s, scope en budgetten. Hoe kunt u een project goed inschatten dat twee keer zo groot en complex is als het vorige project? Of een specifiek project dat u helemaal nooit eerder heeft gedaan? Hoe gaat het CRM systeem nu om met die diversiteit?

De silo’s openbreken en samenvoegen
Veel bedrijven werken met informatiesilo’s, data van sales en projectmanagement worden in zo’n geval niet effectief gedeeld. Dit kan ertoe leiden dat er een compleet ander beeld ontstaat van de situatie voor beide partijen. Het onvermogen om personeel te laten werken vanuit een centrale bron van feiten, kan leiden tot onvolledige offertes, budgetoverschrijdingen, projectvertragingen en ontevreden klanten.

Geen goede communicatie tussen sales en consultants, vaak via heel veel e-mails over en weer, kan ervoor zorgen dat de details van het project compleet kwijtraken. Dit kan leiden tot onjuiste of onvolledige offertes, wat er weer toe leidt dat de projectorganisatie zich maar moet zien te redden wanneer het project start. Dus dat betekend : dubbel werk, overschrijdingen, klachten van de klant en een lagere billability.

De juiste CRM kan helpen
De meeste CRM systemen lossen dit probleem niet op. Een systeem dat CRM gegevens met projectinformatie kan integreren kan dat wél. Deze gecombineerde benadering zorgt ervoor dat berekeningen en scope kunnen bijdragen aan offertes. Informatie uit eerdere projecten moet ook worden meegenomen.

Dit zorgt ervoor dat u in staat bent een nauwkeuriger voorstel te maken voor die interessante nieuwe kans. Projectmanagers blijven up-to-date over de voortgang van de opportunity en dit voorkomt vervelende verrassingen wanneer de deal gesloten is. Salesmensen kunnen zo goed blijven checken of ze een project najagen met een realistische kans op succes.

Een CRM systeem dat gelinkt is met projecten zorgt ervoor dat bedrijven worden geholpen bij het maken van de juiste offertes. Deze offertes worden gebaseerd op eerdere projecten en goed uitgewerkte scope en budgetten. De feiten zijn daarbij het uitgangspunt. Ook helpt het systeem bij het in kaart brengen van de beschikbare capaciteit door een geïntegreerde planning.

Hierdoor kunt u ervoor zorgen dat sales inspanningen samenvallen met stillere periodes en dat uw consultants zo weinig mogelijk niets te doen hebben. Het helpt ook om uw opleverdata nauwkeuriger aan te geven én het werkt met terugwerkende kracht. U kunt namelijk lopende projecten vergelijken met de afgegeven offerte om te bekijken wat wel volgens plan verliep en wat niet. Zo werkt u constant aan kwaliteit en helpt u uw consultants om projecten op tijd en binnen budget op te leveren.

 

Bron: Bizz Box