Business Intelligence tot een succes maken

Deze Blog beschrijft een aantal zaken die het succes in uw BI project in grote mate beïnvloeden.

Business Intelligence (BI) vraagt om een goede voorbereiding

Welke processen zijn echt kritisch voor uw succes? Het kan helpen om te denken dat een goede Kritieke Prestatie Indicator (KPI) de mogelijkheid biedt om direct goed te kunnen sturen en een planning te kunnen maken naar uw toekomst. Heeft u binnen uw organisatie eigenlijk wel een duidelijke definitie van bijvoorbeeld de term “netto bijdrage” ? Het is van groot belang om op één lijn te zitten binnen de gehele organisatie.

Omdat dit soort zaken de gehele organisatie raken kan het een goed idee zijn een externe consultant in te schakelen die met een frisse objectieve blik naar een organisatie kan kijken. Een goede voorbereiding op dit vlak zorgt ervoor dat u uw BI project leidt in plaats van dat het BI project u gaat leiden.

Laat IT faciliteren en hou de business centraal

Omdat bij Managementinformatie projecten complexe technologie om de hoek komt komen kijken is specialistische IT kennis essentieel. Helaas zien we ook maar al te vaak dat door de veranderingen een IT afdeling zich de hele verantwoordelijkheid van het project naar zich toetrekt of soms naar zich toegeschoven krijgt. We zien te vaak dat een stuurgroep bestaat uit de IT afdeling en de techneuten van de BI leverancier. Dit maakt dat de BI projecten een erg technisch karakter krijgen terwijl managementinformatie toch echt moet gaan over welke informatie er nodig is om de business de juiste beslissingen te kunnen laten nemen. Het is dus van belang om dan ook voor een stuurgroep te zorgen waarin, naast de nodige beslissingsbevoegdheid, alle disciplines van de organisatie betrokken zijn. Zo kan de business bijsturen op de functionele behoefte en IT zich bezighouden met hun core business als het borgen van de datakwaliteit en het ontsluiten van de benodigde data.

Acceptatie van de gebruiker

Als u wilt dat de BI omgeving actief wordt gebruikt voorkom dan dat mensen het gevoel krijgen dat het van bovenaf wordt opgedrongen. Dit maakt dat managementinformatie wordt gezien als controle middel. Schep als leiding de kaders en laat afdelingen zelf nadenken over hun eigen informatiebehoefte en succes indicatoren. Zo hebben ze ook invloed op de verschijningsvorm. Een commercieel medewerker wil wellicht graag een dashboard terwijl de financieel medewerker graag een spreadsheet heeft. Deze werkwijze verhoogt de acceptatie en versnelt de toegevoegde waarde van de BI omgeving.

Het is goed zo niet meer aankomen

Als laatste wil ik nog meegeven dat managementinformatie dynamisch hoort te zijn. Je kunt het niet benaderen als een vaste set gegevens die de komende jaren de besluitvorming zal ondersteunen. De gebruikers zullen vanaf het eerste moment van in gebruik name beginnen met het aanvragen van wijzigingen om het systeem beter aan te laten sluiten op de bedrijfsprocessen terwijl de bedrijfsprocessen weer zullen worden aangepast op basis van de nieuwe inzichten uit de BI omgeving. De impact die dit soort wijzigingen heeft op de BI functionaliteit betekend in veel gevallen dat 30% van de gecreëerde dashboards, rapportages en analyses in het eerste jaar alweer zal worden aangepast. Dat moet allemaal gemanaged worden. Managementinformatie is dus eigenlijk nooit af. Is dat erg? Nee, zolang u daar maar rekening mee houdt en elke wijziging in uw BI omgeving de voorsprong op uw concurrenten vergroot.

Bron: nobelbi.nl/kennisblog/