Automatiseren van inkoopprocessen verbetert de samenwerking met uw leverancier

Een goede relatie met uw leverancier is belangrijk voor uw onderneming. Dankzij uw leverancier kan uw organisatie goed functioneren. Het behouden van een goede relatie met leveranciers is, naast kostenbesparing en digitale beschikbaarheid, een belangrijke overweging om over te stappen op automatiseren van financiële processen zoals factuurverwerking. 

Facturen handmatig verwerken

Er zijn een aantal knelpunten bij het handmatig verwerken van uw facturen, die invloed hebben op de relatie met uw leverancier. Er worden regelmatig typefouten gemaakt, zoals een verkeerde factuurdatum of -bedrag. Hierdoor worden facturen niet opt tijd betaald of het verkeerde bedrag wordt overgemaakt. Facturen worden dan via via rondgestuurd ter goedkeuring, waardoor facturen kwijt kunnen raken of te lang blijven liggen. Uw leverancier wordt daar niet vrolijk van, want die kan er vervolgens weer achteraan. Wanneer de leverancier telefonisch contact opneemt, dan is er het probleem dat er niet gelijk inzicht is. Het kan zelfs voorkomen dat de factuur zoek is en de leverancier genoodzaakt is om een kopie op te sturen. Deze wordt dan vervolgens versneld goedgekeurd en afgehandeld, maar inmiddels duurt het veel te lang voordat de factuur is betaald aan de leverancier. U loopt betalingskortingen mis en uw leverancier is niet tevreden over de afwikkeling.

Knelpunten handmatig proces

  • Verkeerde of niet tijdige betaling van facturen door typefouten.
  • Facturen die fysiek rondgaan zorgen voor vertraging en/of kwijtraken van facturen.
  • De status van de factuur is niet inzichtelijk. Waar ligt de factuur ter goedkeuring?
  • Uw leverancier moet telefonisch contact opnemen om zijn factuur betaald te krijgen.
  • Doordat er niet tijdig betaald wordt mist u betalingskortingen.

Geautomatiseerd boeken van inkoopfacturen en -fiattering

Er is een oplossing. De geautomatiseerde verwerking van facturen. Door facturen gelijk te digitaliseren zijn ze ten alle tijde beschikbaar. Aan de hand van een eerder geplaatste bestelling kan de factuurinformatie automatisch ingelezen en gecheckt worden. Er worden zo niet alleen handmatige invoerfouten voorkomen, maar er vinden ook meteen automatische controles plaats in het achterliggende inkoopsysteem op prijzen, aantallen en andere belangrijke afspraken die met met de leverancier zijn gemaakt. Er worden gelijk afwijkingen gesignaleerd, waardoor er meteen navraag gedaan kan worden bij de leverancier of de collega’s van de inkoopadministratie. Facturen die afwijken of zonder bestelling, kunnen digitaal aangeboden worden voor goedkeuring. De factuur wordt automatisch digitaal rondgestuurd ter fiattering, nadat de boeking geblokkeerd is aangemaakt. Het verwerkingsproces loopt zo veel sneller en efficiënter. Uw leverancier ontvangt op tijd zijn betaling en u profiteert van de betalingskorting.

Alle voordelen voor u op een rij

  • U profiteert van betalingskortingen dankzij het tijdig betalen van facturen.
  • Ten alle tijde inzicht in de status van uw facturen, u kunt gelijk leveranciers een terugkoppeling geven.
  • Op eerder geplaatste bestelingen automatische controle, sneller bij uw leverancier reclameren.
  • Door automatisering een snellere verwerking voor uw medewerker, zoals invoer en fiattering.

ImageCapture van Scan Sys voor Exact Globe of Exact Online

Het verwerkingsproces van uw facturen volledig gedigitaliseerd door de gebruiksvriendelijke software ImageCapture van Scan Sys. Als u niet beschikt over Exact Synergy workflow mogelijkheden, kunt u de fiattering in de ImageCapture Web Client plaats laten vinden. Geavanceerde technologie maakt het mogelijk om de meest complexe facturen uit te lezen tot op regelniveau en deze eventueel met een eerdere bestelling te matchen in uw procurement software of inkoopmodule. Gegevens worden gelijk uitgewisseld, doordat de software compleet is geïntegreerd met verschillende applicaties (zoals Exact Globe, Exact Synergy of Exact Online). Zo hoeft u uw informatie alleen in uw kernapplicatie te beheren.