Automatisch e-mails bewaren binnen Exact Synergy Enterprise

Vanuit Microsoft Outlook heeft u de mogelijkheid om binnen Exact Synergy Enterprise belangrijke e-mails automatisch te bewaren.
U kunt op deze manier eenvoudig belangrijke gegevens bewaren in Exact Synergy Enterprise terwijl u minder handelingen hoeft te verrichten.

Instellingen per map

Om van deze functionaliteit gebruik te maken dient u de Synergy Office Integratie (SOI) te installeren / gebruiken.

In onderstaand document kunt u meer informatie vinden.

Nadat SOI voor u beschikbaar is kunt u de instellingen definiëren. Wanneer u in het navigatievenster van Microsoft Outlook 2007 of 2010 een map heeft toegevoegd, kunt u met de rechtermuisknop klikken op deze map. Vervolgens selecteert u Exact Synergy Enterprise.

Nu verschijnt in uw scherm het Exact Synergy Enterprise map instellingen scherm, markeer hier het veld bij ‘Bewaar alle inkomende e-mails uit deze map in Exact Synergy Enterprise.’ Dit veld is standaard gemarkeerd. Selecteer vervolgens het relevante documenttype bij het veld Type. Wanneer u vanuit Exact Synergy Enterprise het documenttype selecteert dan worden de andere secties automatisch gevuld. Hierbij kunt u denken aan de secties ‘Hoofd velden’, ‘Additionele velden’ en ‘Rechten’.

U kunt nu de gewenste e-mails slepen naar de gedefinieerde map en deze worden automatisch bewaard in Exact Synergy Enterprise.

Exact Synergy Enterprise

How-to: Installatie van de Synergy Office Integratie

De Synergy Office Integratie (SOI) maakt het mogelijk om Exact Synergy Enterprise meer te integreren met Microsoft Office. Wanneer u SOI installeert dan is het mogelijk om Exact Synergy Enterprise te benaderen vanuit Microsoft Outlook. Daarnaast is het mogelijk om diverse andere functies uit te voeren, zoals het bewaren en bekijken van documenten in Exact Synergy Enterprise.

In dit document worden de vereisten voor het werken met SOI weergegeven en daarnaast zal de installatieprocedure voor eindgebruikers stap voor stap worden doorlopen.Voor administrators is er een checklist opgesteld waarin de vereisten worden weergeven. Dit is het document Synergy Office Integration Pre-Installation Checklist for System Administrators.

Vereisten en voorbereidingen

Voordat SOI kan worden gedownload en geïnstalleerd is het belangrijk dat:

  • Microsoft Office 2007 of hoger is geïnstalleerd. SOI ondersteunt geen vroegere versies.

Installatie procedure

Om het installatiebestand te verkrijgen en te installeren dient u de volgende stappen uit te voeren:

  1. Ga naar Systeem/Inrichting/Instellingen – Algemeen/Voorkeuren, klik vervolgens op het tabblad Algemeen en vervolgens op Synergy Office Integratie onder de sectie Office: Installaties. Een andere optie is om te gaan naar Systeem/Inrichting/Overige/Installatie: Microsoft office Add in of via Klanten/Inrichting/Overige/Installatie – Microsoft office Add in, klik vervolgens op Installeren onder de sectie Synergy Office Integratie.
  2. Klik op Uitvoeren om direct met de installatie te beginnen of kies voor Opslaan om het bestand op een specifieke locatie op te slaan.

 

  1. Wanneer u heeft gekozen voor Opslaan, zoek dan het bestand op en dubbelklik hierop. Wanneer het proces start dan zult u het volgende scherm zien:

 

  1. Klik op Volgende.
  2. Vervolgens markeert u het veld om de voorwaarden te accepteren en klik daarna op Volgende. Het volgende scherm zal nu worden getoond:

 

  1. Klik op Installeren om te beginnen met de installatie.

 

  1. Wanneer de installatie is afgerond, dan zal het volgende scherm worden getoond:

 

  1. Tenslotte klikt u op Voltooien om het proces af te ronden.

Na de installatie dient u de configuratie te voltooien voordat u de SOI functies kunt gebruiken. Hiervoor kunt u deze sectie raadplegen.

Wanneer er een update beschikbaar is van SOI dan zult worden geïnformeerd en gevraagd of u de programmatuur wilt bijwerken naar de nieuwste versie.

Installatie vanuit de Command Line

De Synergy Office Integration kan ook vanuit de Command line worden geïnstalleerd. De volgende parameters zijn vereist voor de MSI installer om ervoor te zorgen dat de installatie succesvol wordt afgerond.

De parameters en de waarden daarvan zijn als volgt:

Om een installatie uit te voeren voor deze gebruiker of voor alle gebruikers

  • ALLUSERS=1 (installatie per machine, dit is standaard)
  • ALLUSERS=2 (installatie per gebruiker)

Het bepalen van de installatie directory

  • EXACTWIXAPPFOLDER=”exactWixPerMachineFolder” (de standaardwaarde is “exactWixPerUserFolder” bij een installatie per gebruiker). Gebruik deze parameter niet bij een installatie per gebruiker.

Het bepalen van de Synergy URL

Het bepalen van het welkomstscherm en de configuratie wizard

  • FIRSTRUN = 1 (Vul hier een 1 in om het welkomstscherm te tonen wanneer SOI voor de eerste keer wordt gebruikt. Vul hier een 0 in om het scherm niet te tonen)
  • SETPREREQS = 1 (Vul hier een 1 in om de configuratie wizard niet te tonen. Vul hier een 0 in om wel de wizard te tonen)

Een voorbeeld van een command line om SOI per machine te installeren is:
msiexec /i C:\SynergyOfficeIntegration.msi /qn EXACTWIXAPPFOLDER=”exactWixPerMachineFolder” SYNERGYURL=http://<Exact Synergy Enterprise Server>/<Naam van de Virtuele Directory> FIRSTRUN=0 SETPREREQS=1 ALLUSERS=1 /l*v C:\MSI.log

Opmerking: De parameters “/l*v C:\MSI.log” worden gebruikt om een installatie log te maken en te bewaren in de aangegeven directory. Een voorbeeld van een command line is:

C:\>msiexec /i C:\SynergyOfficeIntegration.msi /qn APPLICATIONFOLDER=”C:\Program Files\tempx” ALLUSERS=”1″ FULLSYNERGYURL=”https://xxx.xxxx.xx” USEHTTPS=”1″

Het voorbeeld wat hierboven is weergegeven zal de Synergy Office Integratie in de stille modus installeren zonder een grafische gebruikersinterface.

Voor de eerste keer werken met SOI

Voordat u voor de eerste keer gaat werken met SOI, is het belangrijk dat deze correct is geconfigureerd. Dit om er zeker van te zijn dat er geen problemen verschijnen wanneer u documenten of e-mails wilt bewaren in Exact Synergy Enterprise.

Standaard documenttype

Er dient een standaard documenttype voor de verschillende applicaties te worden gedefinieerd. Dit kunt u doen via Systeem/Inrichting/Instellingen-Algemeen/Voorkeuren, klik vervolgens op het tabblad Office Integratie. Definieer vervolgens de velden in de sectie Standaard documenttype MS Office. Voor meer informatie kunt u het document Customizing Exact Synergy Enterprise raadplegen.

SOI Configuratie Wizard

Wanneer u na de installatie van SOI voor de eerste keer een Microsoft Office applicatie gaat openen dan zal er een welkomstscherm worden getoond. Vervolgens wordt de configuratie wizard gestart. Om gebruik van de SOI functies te maken dient u de wizard te doorlopen. Voor meer informatie kunt u het document How-to: De Synergy Office Integratie instellingen definiëren met behulp van de configuratie wizard raadplegen.

Na het afronden van de configuratie kunt u de Synergy Office Integratie menu optie benaderen in de werkbalk van de Office applicatie. Wanneer u vervolgens kiest voor Login, zal het onderstaande scherm worden getoond:

 

Wanneer u het veld Remember me markeert, dan is het niet nodig om de volgende keer weer in te loggen bij het gebruik van de Synergy Office Integratie.

Opmerking: Wanneer de standaard bedrijfswebsite wordt gewijzigd wanneer een gebruiker is ingelogd, dan zal het login scherm opnieuw verschijnen. Voor meer informatie kunt u het document Customizing Exact Synergy Enterprise raadplegen.

Update procedure

Wanneer u inlogt bij de Synergy Office Integratie, dan zal er direct een controle worden uitgevoerd om te kijken of er een nieuwe versie beschikbaar is om de server. Als er een nieuwe versie beschikbaar is dan wordt de update aangeboden. U kunt deze vervolgens opslaan of uitvoeren. U dient de bestaande versie eerst te verwijderen voordat de update kan worden uitgevoerd. Dit dient u handmatig uit te voeren.

Tijdens het updaten kunt u gebruik blijven maken van Microsoft Office, echter er zullen geen wijzigingen worden doorgevoerd zolang Microsoft Office nog niet opnieuw gestart is.

Gerelateerde documenten

Main Category: Support Product Know How Document Type: Online help main
Category: On-line help files Security level: All – 0
Sub category: Details Document ID: 21.645.876
Assortment: Exact Synergy Enterprise Date: 08-02-2011
Release: Attachment:
Disclaimer


Bron:Exact Support Blog