4 Voordelen van digitaal factureren

digitaal factureren met exact globe e-facturerenOnline ondernemen wordt steeds meer ontdekt door ondernemers. Digitaal facturen is daar een onderdeel van. Toch worden veel facturen nog per post verzonden. Soms komt dat omdat de opdrachtgever alleen papieren facturen in behandeling neemt, maar de ondernemer heeft vaak ook zelf de voorkeur daarvoor. Vraag je je af welke voordelen digitale facturatie biedt?

1.Gemiddeld worden digitale facturen 7 dagen sneller betaald.

Voor de meeste ondernemers is dat het grootste voordeel van digitaal factureren. Het heeft een negatieve impact op het bedrijf, als je lang moet wachten op je geld en beperkt je in je groei. Tenslotte heb je kapitaal nodig om investeringen te kunnen doen. In de B2B-branche moeten nederlandse bedrijven gemiddeld 29 dagen op hun geld wachten, dat blijkt uit het European Payment Report 2015 van Intrum Justitia. Nederland doet het ten opzichte van andere Europese landen helemaal niet slecht, toch is 29 dagen voor veel ondernemers te lang. De kans op snellere betaling wordt vergroot door digitaal te factureren. In de praktijk merken we dat digitale facturen gemiddeld 7 dagen sneller betaald worden.

2.Kostenbesparend

De volgende reden om digitaal te factureren is de grote kostenbesparing die ermee wordt bereikt. Het blijkt dat 60 tot 80% van de bedrijven in Europa kosten kunnen besparen door over te stappen op e-invoicing. Waar je precies op bespaart? Direct op printkosten en portokosten en indirect door snellere verwerking van facturen. Door het digitaal versturen van facturen, komen ze gelijk aan bij de ontvanger en vaak kort daarna in de administratiesoftware. Dat betekend dat minder mensen/ manuren betrokken zijn bij de verwerking en archivering van de facturen.

3.Minder fouten

De kans dat er fouten worden gemaakt is kleiner, omdat de verwerking van digitale facturen uit minder stappen bestaat dan papieren facturen. Facturen raken minder snel kwijt, worden minder snel verkeerd geadresseerd en ze worden minder vaak foutief verwerkt. Dit leidt natuurlijk ook weer tot een kostenbesparing, want je bent minder tijd kwijt met corrigeren en op nieuw versturen van facturen.

4.Digitale facturering is algemeen geaccepteerd

In het begin van e-facturatie, was de Nederlandse wetgeving er nog niet op afgestemd. Nu digitaal factureren door steeds meer bedrijven wordt gedaan, maakt de Belastingdienst ook geen onderscheid meer tussen papieren en digitale facturen. Daarom gelden voor digitale facturen dezelfde wettelijke eisen als papieren facturen.

Een aantal tips bij het overstappen

Mocht je de overstap willen maken naar digitaal factureren, dan zijn hier een aantal tips:

  • Houdt klanten en opdrachtgevers op de hoogte, dan kunnen ze zich erop voorbereiden;
  • Ga met klanten overleggen of ze digitaal facturen ook accepteren;
  • Door goed te communiceren draagt dat bij aan de acceptatiegraad;
  • Kijk goed welke facturatie- of boekhoudtool bij je past. Er zijn verschillen per tool, zo zal de één wat uitgebreider zijn dan de ander;
  • Zorg voor een duidelijke opmaak van de factuur. Hoe duidelijker de factuur, hoe groter de kans dat deze snel betaald wordt. Uiteraard moet de factuur aan de factuureisen voldoen;
  • Denk na over het goed opslaan en archiveren van facturen. Je moet je facturen namelijk 7 en soms zelfs 10 jaar na dato nog kunnen laten zien;
  • Denk ook na over het bewaren van communicatie rondom facturen en het verwerken van betalingen. Mocht er ooit een conflict ontstaan, dan kun je altijd op deze informatie en gegevens terugvallen.

Bron: Exact